28 november 2023

Digitale verlenging PAWW-deelname goed bevallen

Bovendien zeggen de meeste respondenten dat de gevraagde informatie voor hen bekend is en dat ze er weinig moeite mee hebben deze zelf in te vullen. Het invullen van het digitale formulier was voor de meeste respondenten eenvoudig. Als er al sprake was van complexiteit dan hield dat vooral verband met organisatorische veranderingen van het bedrijf, zoals fusies, afsplitsingen, e.d. ‘Welke bedrijfsentiteiten vallen nu wel of niet onder de verzamel-cao?’.

Meer uitleg geven
De verlengingsinformatie was ruim op tijd en voldoende duidelijk. Meer uitleg over waarom de data zo vroeg gekozen zijn, zou wenselijk zijn. Een aantal aspecten die bovengemiddeld worden beoordeeld zijn: 

• De eerste informatie over de verlenging en de verlengingsprocedure en tijdslijnen;
• De procedure om de digitale handtekeningen te verzamelen;
• Alle ondersteunende informatie over de verlengingsprocedure en de gegevens die worden gevraagd;
• De technische werking van het digitale invulformulier.

Natuurlijk waren er ook verbeterpunten. Aspecten die onder gemiddeld worden beoordeeld: 

• De doorlooptijd van het gehele verlengingsproces;
• De ondersteuning door SPAWW-medewerkers zelf; 
• De duidelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van het digitale invulformulier;
• De doorlooptijd van het gehele verlengingsproces;

Specifieke onderwerpen die naar voren kwamen

Voor sommigen was het niet duidelijk waarom alle betrokken werkgevers en werknemerspartijen moeten tekenen. Dat zou voor de reguliere cao meestal niet nodig zijn. Daarvoor is de handtekening van een of enkele vertegenwoordigers voldoende. Correctie na het plaatsen van handtekeningen? Dan moesten alle handtekeningen opnieuw worden geplaatst. Dat leidde soms tot frustratie en onbegrip.

Als van SPAWW het bericht terugkwam dat alle partijen hadden getekend dan was het voor cao-vertegenwoordigers die meerdere cao’s onder handen hadden niet duidelijk om welke cao het precies ging. Daarom moest dat vervolgens zelf worden uitgezocht. Bij een volgende verlenging of andere administratieve procedure waarvoor handtekeningen moeten worden verzameld moet dat specifiek (per verzamel-cao) worden gecommuniceerd.

Geheel digitaal proces wordt gewaardeerd
In de kwalitatieve gesprekken kwam naar voren dat het breed werd gewaardeerd dat de gehele verlengingsprocedure nu een (volledig) digitaal proces is geworden waaraan verder geen papieren documentatie te pas komt. Ook al is daarvan de consequentie dat er gebruik moet worden gemaakt van soms wat lastiger digitale procedures, zoals het online verzamelen van handtekeningen. Praktisch, namelijk dit soort processen zijn volgens de respondenten inmiddels digitaal. Daar is men aan gewend en dat geldt als de standaard. 

Conclusie
Bij een volgende verlenging zal met name moeten worden gewerkt aan de onder gemiddelde service-aspecten. Hierbij valt te denken aan de duidelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van het digitale invulformulier, door bijvoorbeeld het gebruik van uitleg-i-tjes. Ook meer uitleg bij de representativiteitsgegevens en een (veel) betere ondersteuning door de SPAWW-helpdesk. Daarmee kan ook de timing van het gehele verlengingsproces worden verkort. Allemaal belangrijke verbeterpunten voor de toekomstige verlenging in 2027.